L’attribution des places aux activités pour l’année scolaire 2021-2022 est différente, selon que les familles sont déja adhérentes en 2020-2021 ou nouvelles adhérentes pour l’année 2021-2022.

Les familles déjà adhérentes disposent d’une priorité de ré-inscription. Elles procédent à ces réinscriptions au cours du mois de juin, selon le calendrier et la procédure qui leur est communiquée.

Les nouvelles familles pourront réserver des activités en fonction des disponibilités restantes après les réinscriptions des familles déjà adhérentes. Les réservations leur seront ouvertes en fonction de leur rang dans la liste d’attente. Elles en sont personnellement informées le moment venu, généralement fin juin/début juillet.


POUR LES FAMILLES DÉJA ADHÉRENTES DE L’ASSOCIATION QUI SOUHAITENT RÉINSCRIRE LEUR ENFANT :

A la différence des années précédentes, les ré-inscriptions des adhérents 2020-2021 pour l’année 2021-2022 ne se fait plus selon le principe de “premier connecté-premier servi” mais tient compte désormais d’une succession de critères définis, objectifs et transparents, qui permettent de prioriser ou d’écarter les demandes de réservations.

Nous vous communiquons ci-dessous ces différents critères qui régissent en premier lieu l’attribution des places dans les activités au moment des ré-inscriptions. En particulier, en cas de demande supérieure à la disponibilité dans un atelier, il est essentiel que l’arbitrage entre les familles pour l’attribution des places soit fait de manière transparente, juste et équilibrée entre les enfants.


DÉROULÉ DES RÉ-INSCRIPTIONS

Le processus de ré-inscription se déroule en trois phases :

PHASE 1 – Phase de réservation

Les familles expriment leur choix de réservation pendant une période définie, puisque l’ensemble des demandes est collecté pendant cette phase, indépendamment du rang de réservation et des disponibilités. Pendant cette phase, seuls les critères de cohérence (cf. Critère1), la continuité pédagogique (cf. Critère2) et les réservations du personnel (cf. Critère 3) s’appliquent et permettent de valider ou d’annuler certaines demandes.

PHASE 2 – Phase d’attribution

S’ensuit une phase d’attribution pendant laquelle il n’est plus possible de réserver. Nos scripts informatiques tournent et attribuent les places disponibles en fonction d’une succession de critères présentés ci-dessous (cf. Critères 4 à 9).

PHASE 3 – Phase de résultat

Une fois la phase d’attribution achevée, les familles constatent les réservations “confirmées” et celles “annulées” dans leur compte. Elles disposent alors de 48 heures pour procéder à une nouvelle réservation parmi les activités encore proposées, pour remplacer les réservations rejetées à ce stade.

Ce processus peut se réitèrer jusqu’à trois fois si nécessaire. S’il subsiste des demandes non abouties à l’issue du troisième passage, notre équipe se mettra directement en contact avec les éventuelles familles concernées pour finaliser leur choix.

Les familles sont informées en amont du calendrier des phases.


LISTE DES CRTIÈRES D’ATTRIBUTION DES PLACES

Voici ci-dessous le détail des critères successifs que nous suivons par script informatique pour valider les réservations :

CRITÈRE 1 : COHÉRENCE/CONFORMITÉ DE LA RÉSERVATION

Une demande pour un enfant qui ne sera pas scolarisé dans le niveau de classe de l’activité demandée sera rejetée. Il appartient donc aux familles de s’assurer qu’elles réservent des activités correspondant au niveau de classe de leur enfant. Cette information est normalement indiquée dans le titre de l’activité ou en info-bulle, en passant votre souris sur le titre de l’activité.

De même, si plusieurs réservations sur un horaire identique sont passées pour le même enfant, toutes les réservations seront rejetées. Les familles sont donc invitées à prêter attention à ce point au moment de leur commande.

Exemple 1 : réservation pour William en Street Art (CM1-CM2) alors que William est en CE2 = rejet

Exemple 2 : réservation pour Joe le lundi en Cuisine et en Cirque aux mêmes horaires = rejet


CRITÈRE 2 : PRIORITÉ POUR LES ACTIVITÉS BÉNÉFICIANT D’UNE CONTINUITÉ PÉDAGOGIQUE

Pour les activités de UKULELE, FLUTE, GUITARE, JUDO, TENNIS, ANGLAIS et MANGA 2, les familles ont été interrogées sur leur volonté de réinscrire leur enfant en 2021-2022 afin de profiter de la continuité pédagogique.

Celles qui nous ont répondu positivement disposent donc d’une priorité de réinscription sur cette activité. Les réservations pour les enfants concernés seront automatiquement validées. Il va de soi que pour bénéficier de cette priorité, les familles concernées doivent passer la commande de l’activité sur le module qui a été convenu.

Exemple : Jack est en GS cette année et fait actuellement du UKulele avec Dario le mercredi. Ses parents nous ont confirmé qu’il souhaitait continuer cette activité l’an prochain et nous leur avons proposé une priorité en Ukulele CP-CE2 le mardi Module 1 qu’ils ont acceptée. Cette réservation sera confirmée dans les heures qui suivront la commande des parents de Jack sur ce module. Si les parents de Jack ne réservent pas, ils perdent la priorité et la place entre dans le quota des places disponibles sur cette activité pour les autres enfants .


CRITÈRE 3 : PRIORITÉ POUR LES ENFANTS DU PERSONNEL

Afin qu’ils puissent assurer leurs ateliers, certains de nos animateurs inscrivent leurs enfants aux activités du P’tit Victor. Leurs réservations sont prioritaires sur les autres familles (sauf critère 2). Cela concerne 11 familles en 2021-2022.


CRITÈRE 4 : SI LE NOMBRE DE RÉSERVATIONS SUR UNE ACTIVITÉ EST INFÉRIEUR OU EGAL AUX PLACES DISPONIBLES (après application des critères 1,2 et 3)

Dans ce cas, toutes les réservations conformes sur cette activités sont confirmées.

Exemple : nous enregistrons 9 réservations pour le P’tit Labo qui dispose de 8 places possibles. Mais parmi les réservations, 2 sont annulées car non conformes (erreur de classes ou doublon). Les 7 autres réservations sont confirmées et la derniére place sera mise à disposition pour une nouvelle réservation.


CRITÈRE 5 : PRIORITÉ (EXCEPTIONNELLE) POUR LES ENFANTS INSCRITS EN 2020-2021 À CERTAINES ACTIVITÉS

En raison de la pandémie, et malgré la mise en oeuvre d’une offre alternative en ligne, certaines activités n’ont pu (ou très peu) avoir lieu pendant l’année 2020-2021. Les activités concernées sont : ARTS CRÉATIFS, ATELIERS 3D, ÉCHECS, HIP HOP, MACRAM’ART, NATURE ET DÉCOUVERTE, P’TITE NATURE, STREET ART et ZUMBA.

Pour ces activités, les enfants inscrits en 2020-2021 qui souhaitent se réinscrire seront prioritaires (sous réserve que leur niveau de classe le permette).

Exemple : Willian était inscrit en Atelier 3D cette année, il peut se réinscrire en 2021-2022 en Atelier 3D (de son niveau de classe) en 2021-2022. Il sera prioritaire sur les enfants qui n’étaient pas inscrits en Atelier 3D en 2020-2021.

Pour les autres activités, il n’y a pas cette priorité. Nous soulignons par ailleurs que pour certaines activités (comme la CUISINE par exemple) qui ne sont normalement pas reconductibles d’une année sur l’autre, l’interdiction de se réinscrire est levée. Toutes les demandes sont traitées de la même façon, que l’enfant ait participé ou non en 2020-2021.


CRITÈRE 6 : PRIORITÉ POUR UNE SEULE ACTIVITÉ SPORTIVE

Les activités sportives sont très demandées au P’tit Victor. Afin d’éviter que certains enfants bénéficient de plusieurs de ces activités tandis que d’autres enfants n’en ont aucune, nous avons choisi de donner la priorité aux familles qui ne demanderont qu’une seule activité sportive par enfant parmi les suivantes :

Maternelles : ARTS DU CIRQUE, JEUX COOPÉRATIFS SPORTIFS

Primaires : ARTS DU CIRQUE, TENNIS, JEUX COOPÉRATIFS SPORTIFS, JUDO, DIVERS BALLONS, P’TITES BALLES

Les activités de danse, de yoga et la nouvelle activité d’escalade n’entrent pas dans ce décompte.

Nous invitons donc les familles à ne sélectionner qu’une seule activité sportive de la liste ci-dessus. Les demandes sur plusieurs de ces activités pour un même enfant ne seront pas prises en compte.

Exemple 1 : Un famille réserve pour leur enfant le TENNIS le lundi et DIVERS BALLONS le mardi = les deux réservations sont annulées.

Exemple 2 : Un famille réserve pour leur enfant en GS les JEUX COOP. SPORTIFS le mardi, mercredi et le jeudi = les trois réservations sont annulées.

Exemple 3 : Une famille réserve Yoga le mercredi et JUDO le jeudi = les deux réservations sont traitées avec le filtre des autres critères.

S’il reste des places disponibles dans des activités sportives à l’issue de tout le processus, nous considèrerons la possibilité d’accéder à une seconde activité sportive si l’enfant a par défaut choisi de l’Etude et Loisirs (resp. Jeux m’amuse, Spiel & Spaß en Maternelle). Dans ce cas, nous communiquerons les disponibilités aux familles et opérerons les changements en septembre.


CRITÈRE 7 : PRIORITÉ AUX ENFANTS INSCRITS EN ÉTUDE ET LOISIRS, JEUX M’AMUSE ET SPIEL&SPAß LE MÊME JOUR

En cas d’arbitrage nécessaire, les enfants inscrits en ETUDE ET LOISIRIS (ou JEUX M’AMUSE et SPIEL& SPAß en Maternelles) qui souhaitent cumuler avec un atelier le même jour seront prioritaires sur les enfants qui ne souhaiteraient que l’atelier. Ce choix est motivé pour éviter que les enfants “enchainent” plusieurs modules d’ETUDE ET LOISIRS dans un même après-midi.

Exemple : Pour la journée du vendredi, les parents de Tim et ceux de Sara, tout deux en maternelle, ont réservé une place pour leur enfant en Brico-Recup. Les parents de Tim ont aussi demandé le Module 2 “Jeux m’amuse 2”. Ce n’est pas le cas pour Sara. S’il ne reste qu’une place disponible en Brico-Recup, Tim sera prioritaire sur Sara = Tim confimé en Brico-Recupet Jeux m’amuse 2 tandis que la demande de Sara annulée. Les parents de Sara pourront passer une nouvelle réservation sur une autre activité du module 1 du vendredi où des places sont encore disponibles.


CRITÈRE 8 : RATIO ENTRE LES ATELIERS SPECIFIQUES ET L’ETUDE ET LOISIRS (Prim.)/ JEUX M’AMUSE (Mat.)

En cas d’arbitrage nécessaire, nous tiendrons compte du rapport entre le nombre d’activités demandées en ateliers spécifiques et le nombre d’activités demandées en Etude et Loisirs/Jeux m’amuse/ Spiel & SPaß. L’enfant disposant du ratio le plus bas est prioritaire en case d’arbitrage nécessaire. Ce critére est motivé par la recherche d’une répartition plus “juste” entre les programmes des enfants.

Exemple : il ne reste qu’une place en TENNIS

  • Léon veut réserver TENNIS, ATELIER 3D et YOGA et 2 modules d’ETUDE ET LOISIRS dans la semaine, son ratio est de 3/5.
  • Jack veut réserver TENNIS et un module d’ETUDE et LOISIRS dans la semaine, son ratio est de 1/2.
  • Max veut TENNIS et deux modules d’ETUDE et LOISIRS , son ratio est de 1/3.

Max obtient donc la dernière place de TENNIS. Léon et Jack doivent réserver une nouvelle activité à la place.


CRITÈRE 9 : TRAITEMENT MANUEL PAR L’ÉQUIPE

Si, malgré la sélection par les critères précédents, il subsiste des égalités parmi les demandes pour un nombre de disponibilités inférieur, l’équipe procèdera aux arbitrages en tenant compte :

  • de la fratrie
  • de l’homogénéité/mixité du groupe de l’activité concernée
  • un tirage au sort pourra avoir lieu en dernier recours.

Cette procédure est nouvelle pour vous mais aussi pour notre équipe. Nous nous réservons la possibilité d’ajuster les scripts s’ils ne permettaient pas de gérer automatiquement le flux de réservation. Dans ce cas, nous le mentionnerons.

À défaut d’être aussi simple que le “Premier connecté-premier servi”, cette procédure assure une meilleure égalité de traitement entre les familles et une meilleure répartition aux activités pour les enfants. Il évite aussi le stress et la précipitation au moment des réservations.

Nous rappelons à tous nos adhérents que les réservations passées les engagent pour l’année scolaire 2021-2022. Si vos choix et l’emploi du temps de votre enfant peuvent changer en septembre, par exemple en raison de l’emploi du temps du collège ou d’autres activités, nous vous invitons à réserver les activités d’Etude et Loisirs (Primaires) et Jeux m’amuse (Maternelles) qui pourront être modifiées ou annulées en septembre si nécessaire. Pour les autres activités, dès lors que vous avez réservé une activité et qu’elle a été confirmée, il ne sera plus possible de changer, ni de l’annuler pour convenance personnelle.