L’attribution des places aux activités pour l’année scolaire 2023-2024 est différente, selon que les familles sont déja adhérentes en 2022-2023 (réinscriptions) ou nouvelles adhérentes pour l’année 2023-2024 (nouvelles inscriptions).
Les familles déjà adhérentes disposent d’une priorité de réinscription. Elles procédent à ces réinscriptions au cours des mois de mai et juin, selon le calendrier et la procédure qui leur est communiquée.
Les nouvelles familles pourront ensuite réserver des activités en fonction des disponibilités restantes après les réinscriptions des familles déjà adhérentes. Les réservations leur seront ouvertes en fonction de leur rang dans la liste d’attente. Elles en sont personnellement informées le moment venu, généralement à partir de juin.
POUR LES FAMILLES DÉJA ADHÉRENTES DE L’ASSOCIATION QUI SOUHAITENT RÉINSCRIRE LEUR ENFANT :
Les réinscriptions des adhérents 2022-2023 pour l’année 2023-2024 tient compte d’une succession de critères définis, objectifs et transparents, qui permettent de prioriser ou d’écarter les demandes de réservations.
Nous vous communiquons ci-dessous ces différents critères qui régissent en premier lieu l’attribution des places dans les activités au moment des réinscriptions. En particulier, en cas de demandes en nombre supérieur aux disponibilités dans un atelier, il est essentiel que l’arbitrage pour l’attribution des places soit fait de manière juste et équilibrée entre les enfants. Ces critères serviront à départager les demandes.
DÉROULÉ DES RÉINSCRIPTIONS
Le processus de réinscription se déroule en trois phases :
PHASE 1 – Phase de réservation
Les familles expriment leur choix de réservation pendant une période définie, puisque l’ensemble des demandes est collecté pendant cette phase, indépendamment du rang de réservation et des disponibilités. Pendant cette phase, seuls les critères de cohérence (cf. Critère1), la continuité pédagogique (cf. Critère2) et les réservations du personnel (cf. Critère 3) s’appliquent et permettent éventuellement de valider ou d’annuler certaines demandes.
PHASE 2 – Phase d’attribution
S’ensuit une phase d’attribution pendant laquelle il n’est plus possible de réserver. Nos scripts informatiques tournent et attribuent les places disponibles en fonction d’une succession de critères présentés ci-dessous (cf. Critères 4 à 10).
PHASE 3 – Phase de résultat
Une fois la phase d’attribution achevée, les familles constatent les réservations “confirmées” et celles “annulées” dans leur compte. Elles disposent alors d’une deuxième plage de réservation pour procéder à une nouvelle réservation parmi les activités encore proposées, afin de remplacer les réservations rejetées en phase 2.
Ce processus peut se réitèrer jusqu’à trois fois si nécessaire. S’il subsiste des demandes non abouties à l’issue du troisième passage, notre équipe se mettra directement en contact avec les éventuelles familles concernées pour finaliser leur choix.
Les familles sont informées en amont du calendrier des phases.
LISTE DES CRITÈRES D’ATTRIBUTION DES PLACES
Voici ci-dessous le détail des critères successifs que nous suivons par script informatique pour valider les réservations :
CRITÈRE 1 : COHÉRENCE/CONFORMITÉ DE LA RÉSERVATION
Une demande pour un enfant qui ne sera pas scolarisé dans le niveau de classe de l’activité demandée sera rejetée. Il appartient donc aux familles de s’assurer qu’elles réservent des activités correspondant au niveau de classe de leur enfant. Cette information est normalement indiquée dans le titre de l’activité ou en info-bulle, en passant votre souris sur le titre de l’activité dans le formulaire de réservation.
De même, si plusieurs réservations sur un horaire identique sont passées pour le même enfant, toutes les réservations peuvent aussi être rejetées (doublon). Les familles sont donc invitées à prêter attention à ce point au moment de leur commande.
Exemple 1 : réservation pour William en Street Art (CM1-CM2) alors que William est en CE2 = rejet
Exemple 2 : réservation pour Joe le lundi en Cuisine et en Cirque aux mêmes horaires = rejet
CRITÈRE 2 : PRIORITÉ POUR LES ACTIVITÉS BÉNÉFICIANT D’UNE CONTINUITÉ PÉDAGOGIQUE
Pour les activités de pratique instrumentale UKULELE, FLUTE, GUITARE, PIANO mais aussi ECHECS, ESCALADE, JUDO, TENNIS, ANGLAIS et MANGA, les enfants inscrits seront prioritaires en cas de réinscription, afin de bénéficier de la continuité pédagogique.
Pour profiter de cette priorité, les familles concernées doivent passer la commande de l’activité sur le module qui a été convenu. En cas de doute, adressez-vous à notre équipe pour vérifier quel/s module/s sont accessible/s pour votre enfant dans l’activité concernée par cette continuité pédagogique.
Exemple : Jack est en GS cette année et fait actuellement du UKulele avec Dario le mercredi. Ses parents nous ont confirmé qu’il souhaitait continuer cette activité l’an prochain et nous leur avons proposé une priorité en Ukulele CP-CE2 le mardi Module 1 qu’ils ont acceptée. Cette réservation sera confirmée dans les heures qui suivront la commande des parents de Jack sur ce module. Si les parents de Jack ne réservent pas, ils perdent la priorité et la place entre dans le quota des places disponibles sur cette activité pour les autres enfants .
NB: Si votre enfant est inscrit à plusieurs modules sportifs, il est possible que notre équipe vous contacte pour que vous choisissiez une seule activité, fin de permettre une meilleure répartition entre les enfants sur ces activités très demandées.
CRITÈRE 3 : NON PRIORITAIRES POUR CERTAINES ACTIVITÉS
Les enfants qui ont suivi les activités de CUISINE, DUO CAPOEIRA/THEATRE, , ATELIER BIJOUX, CIN’ART, MODELAGE en 2022-2023 ne seront pas prioritaires sur ces mêmes activités en 2023-2024. Cette décision est liée au fait que (i) certains projets se répètent d’une année sur l’autre et (ii) nous souhaitons permettre l’accès à de nouveaux enfants.
CRITÈRE 4 : PRIORITÉ AUX ENFANTS DE NOS PERSONNELS
Afin qu’ils puissent assurer leurs ateliers, certains de nos animateurs inscrivent leurs enfants aux activités du P’tit Victor. Leurs réservations sont prioritaires sur les autres familles (sauf critère 2). Cela concerne moins de 8 familles en 2022-2023.
CRITÈRE 5 : SI LE NOMBRE DE RÉSERVATIONS SUR UNE ACTIVITÉ EST INFÉRIEUR OU EGAL AUX PLACES DISPONIBLES (après application des critères 1,2 et 3)
Dans ce cas, toutes les réservations conformes sur cette activités sont confirmées.
Exemple : nous enregistrons 7 réservations conformes pour le P’tit Labo qui dispose de 8 places possibles. Toutes les 7 réservations sont confirmées et la derniére place sera mise à disposition pour la phase de réservation suivante.
CRITÈRE 6 : PRIORITÉ POUR UNE ACTIVITÉ SPORTIVE
Les activités sportives sont très demandées au P’tit Victor. Afin d’éviter que certains enfants bénéficient de plusieurs de ces activités tandis que d’autres enfants n’en ont aucune, nous avons choisi de donner la priorité aux familles qui ne demanderont qu’une seule activité sportive par enfant parmi les suivantes :
Maternelles : ARTS DU CIRQUE, JEUX COOPÉRATIFS SPORTIFS
Primaires : ARTS DU CIRQUE, JUDO, TENNIS, BALLES EN MAIN, MULTISPORTS
Nous invitons donc les familles à ne sélectionner si possible qu’une seule activité sportive de la liste ci-dessus.
Les activités de danse, poundfit, yoga, escalade, escrime, boxe, kung fu et flag football n’entrent pas dans ce décompte.
Exemple 1 : Un famille réserve pour leur enfant le TENNIS le lundi et MULTISPORTS le vendredi = ses réservations passeront derrière une famille qui n’a réservé que TENNIS.
Exemple 3 : Une famille réserve JUDO le mardi et BOXKID le jeudi, ses deux réservations sont traitées avec le filtre des autres critères car la BOXKID peut être cumulée avec une autre activité sportive.
CRITÈRE 7 : PRIORITÉ AUX ENFANTS INSCRITS EN ÉTUDE ET LOISIRS, JEUX M’AMUSE ET SPIEL&SPAß LE MÊME JOUR
Afin d’éviter que des enfants qui restent à tous les modules “enchainent” plusieurs modules d’ETUDE ET LOISIRS dans un même après-midi, nous leur donnons la priorité dans les ateliers qu’ils demandent par rapport à des enfants qui ne réseveraient que l’atelier. Toutefois, veuillez noter que nous pouvons décider, lorsque c’est possible, d’ouvrir un atelier identique complémentaire en module 2 et d’y basculer les enfants inscrits sur les deux modules (Etude et Loisirs M1 + Atelier M2).
Exemple : Pour la journée du mardi, les parents de Tim et ceux de Sara, tout deux en maternelle, ont réservé une place pour leur enfant en ROBOTIQUE. Les parents de Tim ont aussi demandé le Module 2 “Jeux m’amuse 2”. Ce n’est pas le cas pour Sara.
- S’il ne reste qu’une place disponible en ROBOTIQUE, Tim sera prioritaire sur Sara = Tim confimé en ROBOTIQUE et JEUX M’AMUSE 2 tandis que la demande de Sara annulée. Les parents de Sara pourront passer une nouvelle réservation sur une autre activité du module 1 du vendredi où des places sont encore disponibles.
- S’il y a plusieurs enfants dans la situation de Tim et que l’animateur de ROBOTIQUE accepte d’animer un groupe en Module 2, nous confirmerions Sara en ROBOTIQUE en Module 1 et confirmerions Tim en JEUX M’AMUSE en Module 1 et dans une nouveau module ROBOTIQUE créé ad hoc en Module 2.
CRITÈRE 8 : RATIO ENTRE LES ATELIERS SPECIFIQUES ET L’ETUDE ET LOISIRS (Prim.)/ JEUX M’AMUSE (Mat.)
En cas d’arbitrage nécessaire, nous tenons compte du rapport entre le nombre d’activités demandées en ateliers spécifiques et le nombre d’activités demandées en Etude et Loisirs/Jeux m’amuse/ Spiel & SPaß. L’enfant disposant du ratio le plus bas est prioritaire en case d’arbitrage nécessaire. Ce critére est motivé par la recherche d’une répartition plus “juste” entre les programmes des enfants. Nous évitons ainsi que des enfants se retrouvent avec une grande quantité d’ateliers par rapport à d’autres moins bien servis.
Exemple : il ne reste qu’une place en TENNIS
- Léon veut réserver TENNIS, CUISINE et YOGA et 2 modules d’ETUDE ET LOISIRS dans la semaine, son ratio est de 3/5.
- Jack veut réserver TENNIS et un module d’ETUDE et LOISIRS dans la semaine, son ratio est de 1/2.
- Max veut TENNIS et deux modules d’ETUDE et LOISIRS , son ratio est de 1/3.
Max obtient donc la dernière place de TENNIS. Léon et Jack doivent réserver une nouvelle activité à la place de leur demande de TENNIS.
CRITÈRE 9 : TRAITEMENT MANUEL PAR L’ÉQUIPE
Si, malgré la sélection par les critères précédents, il subsiste des égalités parmi les demandes pour un nombre de disponibilités inférieur, l’équipe procèdera aux arbitrages en tenant compte :
- de la fratrie
- de l’homogénéité/mixité du groupe de l’activité concernée
- du nombre d’absences non signalées et de retards en 2022-2023
- un tirage au sort pourra avoir lieu en dernier recours.
IMPORTANT : Nous rappelons à tous nos adhérents que les réservations passées les engagent pour toute l’année scolaire 2023-2024. Si vos choix et l’emploi du temps de votre enfant peuvent changer en septembre, par exemple en raison de l’emploi du temps du collège ou d’autres activités, nous vous invitons à réserver les activités d’Etude et Loisirs (Primaires) et Jeux m’amuse (Maternelles). Celles-ci, contrairement aux autres ateliers, pourront éventuellement être modifiées ou annulées jusqu’au vendredi 22 septembre 2022 si nécessaire (et donner lieu à un remboursement). Pour tous les autres ateliers, dès lors que vous avez choisi une activité et que la réservation a été confirmée, il ne sera plus possible de changer, ni de l’annuler pour convenance personnelle. Merci pour votre compréhension.